Mise en place du serveur de Fax vers mails

de Microsoft Windows 2003 Server

Ce document a pour but de d'expliquer comment mettre en oeuvre le service de Fax vers mails de Windows 2003 Server afin de recevoir par mail les fax et notifications de fax sur sa messagerie.

Plan de ce document :

1. Préambule
2. Accèder à la télécopie
3. Configuration SMTP
   3-1 Configuration avec Assistant
   3-2 Configuration manuelle
4. Configuration du service Fax
5. Mise en réseau
6. Utilisation

I - Préambule

Windows 2003 Serveur propose un service de Fax qu'il est possible de partager en réseau afin que plusieurs utilisateurs puissent envoyer de leur machine des fax au travers du réseau en n'ayant aucun modem installé sur leur poste.
Ce même service de fax est aussi capable de transformer les fax entrants en mails qu'il est alors possible de recevoir sur son client de messagerie, au même titre qu'un mail. Cette dernière fonction est particulièrement utile pour les utilisateurs nomades désireux d'accèder à leurs fax alors qu'ils ne sont pas au bureau.

Note : Avant de pouvoir installer la fonction fax to mail, il est important de connaître l'adresse du serveur SMTP de sa messagerie. Il faut aussi que la machine Windows 2003 serveur ait accès à Internet ou à un serveur SMTP local sur le réseau.

II - Accèder à la télécopie

Cliquer sur "Démarrer", "Paramètres" et sélectionner "Imprimantes et télécopieurs"

Double cliquer sur le Fax ce qui provoque l'ouverture de la console de télécopie.

III - Configuration SMTP

Cette partie a pour but d'indiquer au serveur de fax l'adresse où envoyer les fax entrants (et les accusés de réception et d'émission si besoin).
Dans la console de télécopie, aller dans le menu "Outils" et sélectionner "Gestionnaire de service de télécopie"

Mettre le curseur sur la racine notée Télécopie (Local) puis clic-droit et sélectionner "Propriétés".
Sélectionner alors l'onglet [Accusés de réception]

Cocher la case "Activer l'accusé de réception du courrier électronique SMTP"
Renseigner le champs "Adresse de l'expéditeur" avec l'adresse mail désirée pour le serveur de mail.
Renseigner le champs "Adresse de du serveur" avec l'adresse SMTP du serveur de mails.
Modifier la valeur du port si nécessaire (25 est la valeur standard).

Cocher la case "Utiliser ces paramètres SMTP pour le routage via la méthode de routage de messagerie". C'est cette dernière case qui permet aux fax d'être routés sous forme de mails.

IV - Configuration du service de fax

La configuration peut être effectuée avec l'assistant ou manuellement.

1) Configuration avec Assistant

Dans la console de télécopie, aller dans le menu "Outils" et sélectionner "Configurer la télécopie"

La première fenêtre indique que cette configuration est commune à tous les périphériques de télécopie.
Cliquer sur [Suivant]

La seconde fenêtre demande les renseignements de l'émetteur

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La fenêtre suivante propose la sélection des périphériques d'envoi (modems).
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Le système demande de renseigner le TSID
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Le système demande de sélectionner les périphériques de réception des fax et le nombre de sonneries. il est conseillé de ne pas descendre en dessous de 2 sonneries, certains modems ayant un problème de gestion.
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Le système demande de renseigner le CSID
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La fenêtre des options de routage permet de définir si les fax reçus seront imprimés. Il faut alors sélectionner l'imprimante.
Les fax pourront aussi être stockés dans un dossier particulier.
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La dernière fenêtre présente le récapitulatif de la configuration effectuée.
la validation s'effectue via le bouton [Terminer]

2) Configuration manuelle

Aller dans le menu "Outils" et lancer le "Gestionnaire de service de télécopie"

Ouvrir l'arbre "Périphériques et fournisseurs" et développer la branche du modem désiré

Dans la branche "Méthode de trafic entrant", effectuer dans la fenêtre de gauche un clic-droit sur "Transporter par message électronique" et sélectionner "Propriétés"

Entrer l'adresse de messagerie où router les fax entrants puis valider
De nouveau Clic-droit sur "Transporter par message électronique" et sélectionner "Activer"

Dans la fenêtre de droite, les autres options permettent de configurer le stockage des mails entrants, leur impression ou leur mise à disposition via SharePoint (dans le cas d'une Version SBS de 2003 serveur).

Pour affiner la configuration : Clic-droit sur le modem désiré, sélectionner "Propriétés"

Il est alors possible de mettre un commentaire concernant le modem.

 

Arbre "Routage de trafic entrant" : Les options de cette arbre permettent de définir la priorité des actions à mener lors d'un fax entrant (ordre d'exécution des tâches définies précédement)

 

Arbre "Routage de trafic sortant" Ouvrir cet arbre jusqu'à "Tous les périphériques".
Dans la partie droite de la fenêtre, clic-droit sur le périphérique désiré pour sélectionner là aussi l'ordre de priorité de traitement.

 

La branche règle permet de définir si l'on souhaite utiliser un groupe de périphériques ou un périphérique spécifique.
Par défaut, ne rien changer.

Branche "Page de garde". Il devient alors possible de modifier par un clic-droit sur la page de garde considérée son contenu.
Un clic-droit dans l'espace blanc de la partie droite de la fenêtre permet d'importer ou de créer une nouvelle page de garde.

 

V - Mise en réseau

Une fois le serveur de fax configuré, reste la mise en réseau...
Cette dernière démarche est identique à la mise en réseau d'une imprimante.

Il faut avant tout que l'utilisateur qui désire utiliser le fax en réseau ait un compte ayant les droits d'impression sur le serveur.

Partager le fax comme pour une imprimante par un clic-droit et sélectionner "Partager". Donner ensuite les paramètres de sécurité adéquat aux utilisateurs potentiels que fax.

Une fois cette condition remplie, la méthode la plus simple consiste, sur le poste client, à cliquer sur "Démarrer" puis "Exécuter".
Dans la partie texte libre, entrer le nom du serveur sous cette forme \\Nom_serveur puis valider.

Une fenêtre d'explorateur s'ouvre présentant tous les partages du serveur, et entre autre le fax vu comme une imprimante.

Double cliquer sur le fax.
Le système propose alors d'installer l'imprimante fax :

Cliquer sur [Oui]

L'assistant d'installation s'exécute alors de manière automatique.

Au bout de quelques instants, la réussite de l'opération se solde par l'apparition de la fenêtre de spool de l'imprimante fax sur le serveur.

VI - Utilisation

L'utilisation est aussi simple que celle d'une imprimante.
Pour envoyer un document par fax, il suffit d'orienter l'impression vers l'imprimante fax du serveur. L'assistant d'envoi de fax s'ouvre alors pour permettre l'entrée des paramètres d'envoi (numéro, nom, ...).

Concernant la réception des fax sur la messagerie, il suffit de se faire envoyer un fax et d'attendre. Quelques secondes après la réception du fax par le serveur, un mail est envoyé au serveur SMTP. Le délai de réception dans le client de messagerie dépend alors de la configuration du dit client.

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